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Teams Workflows 业务流程搭建与Linux自动化运维拓展应用全解析

backend 2025/8/28 5:22:14

前言：在数字化办公持续演进的当下，Teams Workflows 已成为企业优化协同效率、规范业务流程的核心工具。它打破信息流转壁垒，让审批、协作更智能。本文深度聚焦流程创建、审批附件全生命周期管理（含精细权限配置），以及极具拓展性的 Linux 自动化运维实践，结合实操截图分步拆解，助力读者构建高效、安全、智能的办公体系，挖掘协同工具更大价值。

一、Teams Workflows 业务流程创建（以项目付款审批为例）

（一）启动流程设计器

登录 Teams 客户端，点击左侧导航栏呈现为九宫格样式的“应用”入口。
在展开的应用列表里，滚动查找并点击“Workflows”应用，进入 Workflows 模块主界面。
在 Workflows 主界面，点击显眼位置的“新建流程”按钮，弹出连接器搜索页面。
在搜索框输入“手动触发流”，从搜索结果里选中“手动触发流”连接器并点击，正式开启流程搭建。

（二）配置触发参数

进入“手动触发流”配置对话框，明确围绕“项目付款审批”场景开展配置。
添加“付款事由”输入项：点击“文本”类型按钮，新增输入项，将其命名为“付款事由”，该输入项用于录入“因合作方项目验收，需付尾款”等付款原因相关内容。
添加“审批人邮箱”输入项：点击“电子邮件”类型按钮，新增输入项并命名为“审批人邮箱”，此输入项用来指定审批人员的邮箱。
拓展配置（可选）：若实际场景需明确付款金额，可添加“数目”类型输入项，命名为“付款金额” ；若要设置付款截止日期，添加“日期”类型输入项，命名为“付款截止日期” ，以此丰富流程触发时需收集的信息。

（三）添加审批步骤

点击配置对话框下方的“+ 新步骤”按钮，在弹出的连接器搜索框中输入“创建审批”，选中对应的“创建审批”操作，进入其配置界面。
基础配置操作：
- 点击“审批类型”下拉菜单，选择“按序审批”（该类型支持审批人按顺序流转开展审批，若实际流程有需求，也可选择并行审批等其他类型）。
- 在“标题”输入框中，填写“项目付款审批 - [动态项目名]”（后续可结合动态内容功能，让标题自动带入实际项目名称，提升标题的辨识度和针对性）。
- 在“审批步骤”输入框中，通过点击输入框右侧的动态内容选择按钮，引用之前配置的“审批人邮箱”动态值，实现审批人邮箱的自动填充。
预设详细信息模板：在“详细信息”输入框内，预先设置以下模板内容，用于引导审批人填写注释信息，实现审批留痕：

### 审批注释信息  
#### 🔹 打款具体原因  
因 [合作方名称] 项目验收完成，需支付尾款  #### 🔹 关联业务信息  
- 合同编号：[合同编号，如 HT - 20250827 - 001]  
- 项目名称：[项目名，如 “测试Workflows工作流 系统部署项目”]  
- 附件存储位置：[Teams tab 访问入口](https://yourtenant.sharepoint.com/sites/Workflows/Shared%20Documents/Forms/AllItems.aspx?id=%2Fsites%2FWorkflows%2FShared%20Documents%2F%E6%B5%8B%E8%AF%95Workflows%E5%B7%A5%E4%BD%9)  #### 🔹 其他特殊说明  
- 紧急程度：[正常/紧急，如 “紧急，3 个工作日内完成”]  
- 特殊要求：仅参与 [测试Workflows工作流] 人员可访问附件，勿转发

完成上述配置后，点击配置界面底部的“保存”按钮，完成流程的初步搭建工作。
需要注意工作流名的话，退出去后创建副本时可以重命名

二、审批人操作全流程（附件上传+权限配置）

（一）审批人上传附件（SharePoint 实操）

审批人在 Teams 客户端收到审批通知后，点击通知卡片进入审批操作界面，在界面的“详细信息”区域找到 SharePoint 访问链接，点击该链接，浏览器自动跳转至 SharePoint 的“测试Workflows工作流”文档库。
在文档库界面中，点击顶部的“新建”按钮，从下拉菜单里选择“文件夹”或“文件”选项：
- 若选择“文件夹”：
  - 在弹出的文件夹命名对话框中，输入文件夹名称，例如“[项目名] 付款附件” ，然后点击“创建”按钮。
  - 进入新建的文件夹后，点击文件夹界面中的“上传”按钮，在弹出的文件选择对话框中，选中本地电脑中存储的合同、发票等附件文件，点击“打开”按钮，将文件上传至该文件夹。
- 若选择“文件”：直接在弹出的文件选择对话框中，选中本地电脑中需要上传的附件文件，点击“打开”按钮，文件将直接上传到文档库的根目录（后续可根据文件分类需求，对上传的文件进行移动整理）。
附件上传完成后，务必记住附件所在的具体路径，以便在审批注释中准确填写，方便后续人员查看。

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（二）附件权限配置（精准管控访问）

1. 进入库设置

在 SharePoint 的“测试Workflows工作流”文档库界面，点击界面右上角呈现为齿轮样式的“设置”图标，从弹出的菜单中选择“库设置”选项，进入库设置页面。

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2. 停止继承权限

在库设置页面中，找到“权限和管理”栏目，点击“权限 For this document library”选项（不同 SharePoint 版本表述可能存在差异，核心是进入权限管理功能），进入权限管理界面。
在权限管理界面顶部，点击“停止继承权限”按钮，随即会弹出确认弹窗（该弹窗用于说明切断父级权限关联的相关情况），点击“确定”按钮，使当前文档库的权限进入独立管理状态。

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3. 精细化权限配置

移除无关对象：在权限管理界面的权限列表中，勾选与“测试Workflows工作流”项目无关的用户或用户组，然后点击界面顶部的“删除用户权限”按钮，将其从权限列表中移除。
添加目标人员并配置权限：
点击权限管理界面顶部的“授予权限”按钮，在弹出的共享界面中：
- 在“邀请人员”输入框内，输入参与“测试Workflows工作流”项目人员的邮箱地址，或直接输入对应的 SharePoint 组名（例如“测试Workflows工作流成员” ）。
- 点击“权限级别”下拉框，根据实际需求选择权限级别：若需要这些人员具备上传、修改附件的权限，选择“编辑” ；若仅需查看附件，选择“读取” ；若要赋予完全控制权限，选择“完全控制” 。
- 确认勾选“共享此文件夹中的所有内容，甚至是你没有权限的项目”选项（确保配置的权限能覆盖文件夹内的所有附件），然后点击“共享”按钮，完成指定人员/组的权限配置工作。

三、Teams Workflows 进阶：与其他系统深度集成

（一）对接 CRM 系统同步数据

在 Workflows 流程设计页（类似前面图二的界面样式），点击“+ 新步骤”按钮，在弹出的搜索框中输入“[企业 CRM 系统名称] 连接器”（如 Salesforce 连接器）并进行搜索，找到后添加该连接器。
配置连接器：在连接器配置界面，填写 CRM 系统的“访问令牌”“实例 URL”等认证信息，建立与 CRM 系统的连接。
数据同步设置：
- 选择合适的触发条件（例如付款审批通过），调用 CRM 连接器的“更新记录”操作。
- 进行字段映射，将审批通过的付款金额、项目名等信息，同步到 CRM 系统的“项目付款记录”模块等对应位置，实现业务数据的自动同步，减少人工录入带来的误差。

（二）结合 Power BI 实时监控流程

在流程设计界面中，添加“Power BI 连接器”，在连接器配置界面，填写“数据集 ID”“报表 ID”等信息，关联到企业的 Power BI 报表。
设置触发规则：当付款审批流程进入“已完成”状态时，触发 Power BI 连接器执行“刷新数据集”操作。
效果呈现：Power BI 报表会实时更新付款审批数据，管理层可在 Power BI 仪表板中直观查看流程进度、付款分布等信息，为决策提供数据支撑。

四、Linux 自动化运维拓展实践

（一）SSH 连接器实现基础运维

回到 Workflows 设计页，点击“+ 新步骤”按钮，在搜索框中输入“SSH 连接器”并搜索，找到后添加该连接器。
配置 SSH 连接：
- 在连接器配置界面，填写 Linux 服务器的“主机地址”（如 192.168.1.xxx ，需替换为实际服务器地址）、“端口”（默认通常为 22 ，若有修改需填实际端口）。
- 录入用于登录 Linux 服务器的“用户名”和“密码”，完成服务器登录认证信息的配置。
命令编排：在连接器的操作设置框内，输入要在 Linux 服务器上执行的命令，例如 systemctl restart nginx（用于重启 Nginx 服务）、df -h（用于查看磁盘使用情况）等命令。
还可结合 Workflows 的定时触发功能，在流程触发条件设置中选择定时触发（如设置每天 23:00 执行），实现日志清理、服务巡检等自动化运维任务。

（二）REST API 驱动 Ansible 批量部署

登录 Ansible Tower 平台，查找并查阅对应功能的 REST API 文档，获取“部署剧本”的 API 地址、请求参数要求（包含认证令牌的获取与使用、需要执行的剧本名称参数等）。
在 Teams Workflows 的流程设计界面中，添加“HTTP 连接器”，在连接器配置界面：
- 选择“POST”作为请求方法。
- 在地址栏填写从 Ansible Tower API 文档中获取的 API 地址。
- 在请求体中，按照 API 文档规定的格式，填入认证信息（如令牌）、要执行的剧本名称、目标服务器组等参数。
流程触发关联设置：将配置好的 HTTP 连接器步骤，与实际业务流程进行关联，例如设置当代码提交完成事件发生时，触发该 Workflows 流程，自动调用 Ansible Tower API 执行代码部署操作，覆盖多台 Linux 服务器，简化运维流程。

（三）云环境协同运维（以 Azure 为例）

在 Teams Workflows 的流程设计界面中，搜索并添加“Azure 虚拟机连接器”，进入连接器配置界面。
在配置界面中，依次填写 Azure 云平台的“订阅 ID”“资源组名称”等信息，完成与 Azure 云环境的关联配置。
流程设计操作：设计具体的 Workflows 流程，例如设置当在 Teams 聊天窗口中收到特定关键词消息（如 “启停测试机” ）时，触发该 Workflows 流程，调用“Azure 虚拟机”连接器执行虚拟机的启停操作；或者根据实际需求，配置自动调整虚拟机安全组规则、修改网络配置等操作，实现与 Linux 运维流程的深度融合，提升运维效率。