【发票提取表格】批量PDF电子发票提取明细保存到Excel表格，批量提取ODF电子发票明细，行程单明细，单据明细保存到表格，使用步骤、详细操作方法和注意事项
在日常办公中，我们常常会面临从大量 PDF 电子发票、ODF 电子发票、行程单及各类单据中提取明细，并整理到 Excel 表格的艰巨任务。手动操作不仅耗时费力，还极易出错。以下为您详细介绍其使用步骤、操作方法、注意事项及应用场景。
一、适用场景
- 财务报销场景：企业财务人员每月需处理海量的 PDF 电子发票与 ODF 电子发票。通过该系统，可快速提取发票中的发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、金额、税额等明细，一键保存到 Excel 表格，方便进行发票核验、报销统计及账务处理。例如在季度财务结算时，能迅速完成数百张发票的信息提取与整理，大大缩短结算周期。
- 差旅管理场景：对于负责员工差旅管理的部门，需要处理大量行程单。利用此系统，能够精准提取行程单上的航班号、出发地、目的地、出发时间、到达时间、票价、税费等关键信息，生成 Excel 表格，便于核算差旅费用、分析差旅成本构成，为企业制定合理的差旅政策提供数据支持。
- 企业采购与供应链场景：采购部门在处理供应商提供的各类单据（如采购订单、入库单、对账单等 PDF 或 ODF 格式文件）时，可通过系统提取单据编号、供应商名称、采购日期、商品名称、规格、数量、单价、金额等明细到 Excel，方便进行采购流程跟踪、库存管理以及与供应商的账目核对，提升供应链管理效率。
- 文档管理与数据分析场景：研究机构或企业的市场调研部门，面对大量包含数据的 PDF 报告文档，需要提取特定区域数据用于分析。比如从行业研究报告中提取市场规模、增长率、竞争格局等数据，快速整理成 Excel 表格，为决策提供数据依据。
二、使用步骤与详细操作方法
（一）打开软件并设置样本文件
- 启动软件，进入软件主界面。
- 点击软件界面中的 “添加样本文件” 按钮，选择一个具有代表性的 PDF 电子发票（若后续要处理 ODF 电子发票，需先将其转换为 PDF 格式，可借助专业格式转换工具）、行程单或单据作为样本。此样本文件用于确定需要提取内容的区域位置。
- 样本文件加载完成后，软件会展示该文件的页面内容。
（二）框选并保存提取区域坐标
- 在软件界面的工具选项中，找到 “获取” 按钮，直接搜索关键字得到坐标。
- 例如，对于 PDF 电子发票，框选发票号码区域、金额区域、开票日期区域等；对于行程单，框选航班号区域、票价区域等。每框选完一个区域，在弹出的设置框中，为该区域输入一个自定义名称，如 “发票号码”“金额”“航班号” 等，这些名称将作为后续 Excel 表格中的列标题，方便识别和整理数据。
- 确认区域选择及命名无误后，点击 “保存区域坐标” 按钮，软件会记录下该区域在页面中的位置信息。如果有多个区域需要提取，重复上述步骤，依次框选并保存所有区域的坐标。
（三）导入待处理文件
- 完成样本文件区域坐标设置后，点击软件界面中的 “导入文件” 按钮，可选择单个文件，也可选择包含多个 PDF 文件的文件夹。软件支持批量导入，能一次性将大量待处理的 PDF 电子发票、行程单或单据文件加载到软件中。
- 文件导入过程中，软件会显示导入进度条，耐心等待导入完成。
（五）批量处理与提取
- 文件导入完成后，点击软件界面上的 “批量处理” 按钮。
- 软件将根据之前在样本文件中设置的区域坐标，自动在所有导入的 PDF 文件中提取相应区域的文字内容。处理过程中，同样会显示处理进度条，可实时了解处理进度。此过程的速度取决于文件数量及文件大小，文件数量多或文件较大时，可能需要一些时间，请耐心等待，期间不要进行关闭软件等操作，以免导致处理中断。
（六）导出到 Excel 表格
- 批量处理完成后，点击软件界面中的 “导出到 Excel” 按钮。
- 在弹出的保存对话框中，选择保存 Excel 表格的路径，输入文件名，选择保存格式（一般默认为.xlsx 格式，也可根据需求选择.csv 等其他格式）。
- 点击 “保存” 按钮，软件将提取到的所有内容按照设置的列标题（即之前为各区域命名的名称），整理成 Excel 表格并保存到指定路径。打开生成的 Excel 表格，即可看到从 PDF 文件中提取的明细内容，可进一步对表格数据进行排序、筛选、计算等操作。
（七）批量重命名（可选操作）
- 如果需要根据提取的内容对 PDF 文件进行批量重命名，在软件界面中找到 “重命名设置” 选项。
- 在 “重命名设置” 中，选择使用提取的特定区域文字组合作为新文件名。例如，对于发票文件，可以选择将 “发票号码” 和 “开票日期” 区域文字组合，中间用 “-” 连接，作为新的文件名格式。设置好重命名规则后，点击 “应用重命名” 按钮，软件将根据设置的规则对所有导入的 PDF 文件进行批量重命名，重命名后的文件将更便于识别和管理。
三、注意事项
- 样本文件选择：务必选择具有典型性、格式规范的文件作为样本，以确保框选的区域坐标能准确应用于其他待处理文件。若样本文件格式不标准或存在异常，可能导致其他文件提取区域错误。例如，若部分发票有特殊格式或版本差异，需仔细检查样本能否代表全部发票格式，必要时可多选择几个不同版本的样本进行设置。
- 文件格式与兼容性：软件主要针对 PDF 格式文件进行处理，对于 ODF 电子发票，需提前转换为 PDF 格式。同时，要确保待处理的 PDF 文件没有损坏或加密。若文件损坏，软件可能无法正常读取；若文件加密，需要先获取解密密码进行解密后才能处理。
- 电脑性能与资源：处理大量文件时，软件可能会占用较多系统资源，导致电脑运行速度变慢。在处理前，建议关闭其他不必要的应用程序，释放系统资源，以保证软件运行的流畅性。若电脑配置较低，处理大量大文件时可能会出现卡顿甚至死机现象，此时可尝试分批处理文件。
- 数据复核：虽然软件能高效提取数据，但为确保数据的准确性，在导出 Excel 表格后，建议随机抽取部分数据，与原始 PDF 文件进行核对，查看是否存在提取错误或遗漏的情况。尤其在处理重要数据时，数据复核尤为重要，避免因数据错误导致后续工作出现问题。