使用智能表格做项目工时管理
本文以使用企业微信的为例，介绍如何利用智能表格搭建一个简单的线上系统，轻松实现：项目的工时管理（工时估算，工时登记，任务状态和统计，周报统计，月报统计，CPI/SPI指标）等。用户可以自行创建风险和项目问题管理表格，利用该系统可以方便通过ASPICE认证。
一、创建“项目监控周期“ 工作表
1、创建字段
| 字段名 | 类型 | 内容 |
|---|---|---|
| 索引 | 数字 | 1，2，3，4，5，6，7，8…… |
| 项目监控周期 | 文本 | 例如： 2025/01/01 ~ 2025/01/08 |
| 开始日期 | 公式 | IF([项目监控周期].ISBLANK(), "", LEFT([项目监控周期], 10)) |
| 周会 | 日期 | |
| 内部计算-开始日期 | 公式（可隐藏） | [开始日期]-1 |
| 内部计算-结束日期 | 公式（可隐藏） | [周会]+1 |
| 监控月份 | 选项（单选） | 例如：2025年1月 |
| AC实际工时 | 查找引用 | 需要先创建“工时登记”工作表 |
| PV计划工时 | 查找引用 | 需要先创建“项目进度监控”工作表 |
| EV预估任务工时 | 查找引用 | 需要先创建“项目进度监控”工作表 |
| 累计AC工时 | 公式 | [01_项目监控周期].FILTER([Each].[周会]<=[周会]).[AC 实际工时（小时）].SUM() |
| 累计PV工时 | 公式 | [01_项目监控周期].FILTER([Each].[周会]<=[周会]).[PV 计划工时（小时）].SUM() |
| 累计EV工时 | 公式 | [01_项目监控周期].FILTER([Each].[周会]<=[周会]).[EV 预估任务工时].SUM() |
| CPI | 公式 | [累计EV工时]/[累计AC工时] |
| SPI | 公式 | [累计EV工时]/[累计PV工时] |
2、查找引用字段详细设置
a) “AC实际工时”设置
PV计划工时
EV预估任务工时
3、示例
二、创建“工作包估算”工作表
1、创建字段
以下以三点法预估工时。
| 字段名 | 类型 | 内容 |
|---|---|---|
| 进度计划名称 | 文本 | 应与“项目进度计划监控”的任务名一致 |
| 估算对象 | 文本 | |
| 最小值 | 数字 | |
| 最可能值 | 数字 | |
| 最大值 | 数字 | |
| 平均值 | 数字（公式） | ([最大值]+[最可能值]* 4 +[最小值]) /6 |
| 计算备注 |
2、示例
3、创建表单视图
三、创建“工时登记”工作表
1、创建字段
| 字段名 | 类型 | 内容 |
|---|---|---|
| 工作成果 | 文本 | |
| 版本 | 文本 | |
| 工时 | 数字 | |
| 人员 | 人员 | |
| 进度计划名称 | 关联 | 项目进度计划监控 |
| 监控周期 | 关联 | 项目监控周期 |
| 记录重复 | 公式 | IF([03_工时登记].FILTER(AND([Each].[版本]=[版本],[Each].[人员]=[人员],[Each].[工作成果]=[工作成果])).[工作成果].COUNTA() > 1,"记录重复","正常") |
2、示例
3、创建表单视图
四、创建“项目进度计划监控”工作表
1、创建“工时统计”视图
1、创建字段
| 字段名 | 类型 | 内容 |
|---|---|---|
| 进度计划名称 | 文本 | |
| 预计任务总工时 | 查找引用 | |
| 实际任务总工时 | 查找引用 | |
| 工时偏差 | 公式 | 略，根据项目提示工时异常 |
| 工作包估算偏差 | 公式 | 略 |
| 执行人员偏差 | 公式 | 略 |
2、查找引用字段详细设置
a) “预计任务总工时”设置
b) “实际任务总工时”设置
3、示例
2、创建“甘特图”视图字段
1、创建字段
| 字段名 | 类型 | 内容 |
|---|---|---|
| 进度计划名称 | 文本 | |
| 计划开始时间 | 日期 | |
| 计划完成时间 | 日期 | |
| 实际开始时间 | 日期 | |
| 实际完成时间 | 日期 | |
| 计划完成周期 | 文本或查找引用 | |
| 实际完成周期 | 文本或查找引用 |
2、查找引用字段详细设置
a) “计划完成周期”设置
内部计算-开始日期， 内部计算-结束日期
b) “实际完成周期”设置
3、创建“项目周报”视图字段
4、创建“项目月报”视图字段
五、创建“人员工时月度统计”工作表
1、创建字段
| 字段名 | 类型 | 内容 |
|---|---|---|
| 人员 | 人员 | |
| 计划工时 | 查找引用 | |
| 实际工时 | 查找引用 | |
| 监控月份 | 单选 | 与“项目监控周期“工作表中的“监控月份一致” |
2、查找引用字段详细设置
a) “计划工时”设置
b) "实际工时"设置
3、示例
六、创建“人员总工时监控”工作表
1、创建字段
| 字段名 | 类型 | 内容 |
|---|---|---|
| 人员 | 人员 | |
| 人员预估工时 | 查找引用 | |
| 实际总工时 | 查找引用 | |
| …… |
2、查找引用字段详细设置
a) “人员预估工时”设置
b) “实际总工时”设置
3、示例
七、其他
1、创建“仪表盘-负荷预计”工作表
2、创建“仪表盘-实时状态”
3、创建“仪表盘-工时偏差”
4、创建“仪表盘-月度报告”
